蚊帳の中の日記

ゆるく生きてます

沢山タスクが溢れて慌ててしまう自分が、なんとかタスクを達成するために参考にしている方法

今の会社に転職して、そろそろ3年が経とうとしているのだが、最近になってやっと自分なりの仕事のこなし方みたいなものが自分の中で出来上がってきた感じがあって、これからもそのやり方を意識しながら進めていけば上手くいきそうな感じがあるので、ブログにまとめてみようと思う。

一度に複数のタスクを持つ状況になったら

昔から人と比べると、TODOを複数持つことになると、頭の中で混乱して何をすればいいのだろうとなったり、優先度が高いタスクを置いて他のタスクに手を出したり、他のタスクも気になって目の前のタスクが進まなかったり、ということが多くて悩むことが多かった。心配性なところもあって、後回しでもいい大したことないタスクも気になって「先にやったほうがいいのでは?」とか思ったりして余計に考える時間をかけてしまうこともしばしばあった。 今いる部署のお仕事も、部内のプロジェクトとして進めるタスクや、突発で来る問い合わせ対応、エンジニアとしてソフトウェアを保守運用するためのタスク等、エンジニアという職種ではあるもののタスクのジャンルは多岐に渡ると思っていて、なんとか優先度をつけて進める必要はあるのだけど、なかなかうまくいかなくて、どうしたらいいもんかな〜と長いこと悩んでいた気がする。

そんなときにとある記事を知るきっかけがあり、そこに書いてる内容と似たようなことを実践してみたら、結構自分に合っていて割と上記の悩みが解消することが多くなった。

note.com

simplearchitect.hatenablog.com

最初に教えてもらったのが上の記事で、その記事にリンクされてたのが下の記事。この中で自分が特に意識して普段真似させてもらってるのが以下の3つだ。

  • WIP(Work In Progress) = 1
  • 全ての行動をはじめる前に書いてから始める
  • すぐに違うことを初めてしまう事に気づく

自分の場合は、タスクが色々現れて、それらがTODOとしてバッと羅列されるだけでも「どうしよう😇」となってあたふたしてしまう。まあ、優先度をつけて消化していかないといけないんだけど、このときに「WIP = 1」という考えのもと、そもそもマルチタスクはやらない、「マルチタスクは悪!」と思って行動することが非常に参考になった。
複数やるべきことがある中で、全てをこなしていくなんてことはできない(当たり前だけど)。でも色々タスクがある中だと、どうしよう😨と心配になってしまう....。そんな焦る気持ちを抑えて、冷静にタスク管理するために必要な考え方だと思う。

やるべきタスクが決まってしまえば、あとはやるだけなのだけど、さっきも書いたように他のタスクが気になって無駄にそちらに時間をかけてしまうときがある。なので本来やるべきタスクを見失わないようにしたい。このときに「すべての行動を始める前に書いてから始める」「すぐに違うことを初めてしまうことに気づく」ということを気に留めるようにして行動することは重要だと思った。

正直、やる前に書き出すだけで変わるかな?とか半信半疑だったけど、手元のメモやメモアプリにやることをサッと書くだけでも、自分が今何をすべきなのかが視覚的にも明確になり、「僕はいまコレをやってるんだ!」と意識できて、集中力も以前より高くなった感覚があった。

上の記事を参考に具体的にどうしたか?

まず、「WIP = 1」という考え方を取り入れるために、自分のタスク管理の仕方を見返した。

私が働いている環境だと、trelloとかnotionとかghe projectとかあって、カンバンボードやノートみたいなサービスを使っていて、複数人のチームでプロジェクト全体のタスクを整理する上では便利だと思う。
ただ僕個人がこれを使ったとき、いろんなタスクが目に入ってしまって自分が今やるべきタスクがブレる感じがあったり、自分が行う作業内容をもっと細かい単位での分けたいときにそれが視覚化できてなかったりすることがあって上手く慣れることができないことが多々あった。なので、自分TODOは自分で管理するようにしてみた。チームで管理しているTODOリストと自分のTODOリストで二重管理になるけど、個人的には苦ではないし、今の所大きな問題は起きてない。

ツールは Things 3 というやつを使っている。

Things 3

Things 3

  • Cultured Code GmbH & Co. KG
  • 仕事効率化
  • ¥1,220
apps.apple.com

「WIP = 1」ということはTODOをスタックするレーンが一つだけに限定すればいいので、簡易的なTODOアプリで良いと思って、最初はMacの純正TODOを使っていたのだけど、Thins3は消化したタスクを一覧して見れるログブックという機能で過去にやったことをサッと振り返れたりする。また、「今日」「明日以降」「いつでも」「いつか」というデフォルトのカテゴリ分けがシンプルでWIP = 1を実現するために、今やるべきことを「今日」のレーンに入れて、溢れたタスクや将来的に考えたい、やっていきたいタスクはそれ以外のレーンにシュッと入れられるシンプルなUIが気にいっているので、そっちを使うようになった

基本的に「今日」のレーンにタスクをスタックして、上から優先度順に消化していく。優先度が変わったり、他のタスクが割り込んだり、途中でこれやったほうが良さそうみたいなタスクを出たりしたら、順番を入れ替えたり、「明日以降」などのレーンに移動して、今日一日でできる範囲のタスク量に調整しながら進める。

このときに、タスクが大きくて具体的に行うことが不明確になってるタスクの場合は、できるだけ細分化するように意識している。こうすることで、これから自分がやるべきことが明確になって、途中で他の雑念やタスクが入っても、やるべきタスクに戻って迷子にならずに済む。途中で他のことをやってる事に気づいたときは、「今日」のレーンの一番の上にあるタスクを見返せば、「はっ!違う違う。俺がやるべきことはコレだった!!」と戻ってきやすいという感じ。
あと、細かい単位にしておけば、タスク消化時間を「これは1時間で終わらせる。こっちは30分で...」みたいに集中力が続きやすい短い時間的制約を設けてタスクをこなしやすいと思ってる。個人的にはあまり長い集中力はないし、細かい単位でタスクを少しずつこなせた方が小さい達成感を味わえるので気持ち的にも気分がいい。

(途中で違うことをやっていることに気づきやすくするために、youtubeとかに上がってるポモドーロタイマーみたいなものや、Be focusedみたいなポモドーロタイマーアプリを使って、休憩のタイミングに「自分が今何をやっているか」を見直すようにするとかすると、早く気付けたりする。)

今、問題だと思っていること

こんな感じのやり方で、自分は冒頭に上げた悩みを軽減できたのかなと最近思っている。

でも、さらに改善しないといけないなと思ってることもある。自分がマストでやらなければならないタスクについては、うまく優先度をつけて倒していくノウハウみたいなものは確立できた感じはあるのだけど、Things3の「いつでも」「いつか」というレーンに置いた「今すぐやらなくていいけど、時間があるときにやったほうがいい」というタスク達が溜まっていくという問題がある...。

時間がない、時間がない、とか言ってると多分一生やらない気がするので、こういうのも消化していかないといけないと思いつつ、これらを効率的に倒していくノウハウみたいなのが、まだ自分の中にコレ!といったものがないので、追々改善して、またブログに書けたらいいなと思う。